Nederlands
In dit document leggen we uit:
- Wat ons overkoepelende doel is aangaande data
- Welke informatie we opslaan.
- Waarom we deze informatie nodig hebben.
- Hoe lang we deze informatie opslaan.
- Wat we doen als er een datalek ontstaat.
Overkoepelend streven
Wij willen als organisatie zo min mogelijk informatie opslaan. Verder zullen wij de gegevens niet verkopen of verhuren aan anderen.
Functionele cookies
We gebruiken alleen functionele cookies.
We hebben je emailadres nodig om de briefingen te versturen en met je in contact te treden. We treden met je in contact voor evenementregistratie, foto’s, character creatie, en alle activiteiten die nodig zijn om het evenement te runnen. Het bestuur heeft discretionaire ruimte om van deze lijst af te wijken. Bij mailings sturen we de emails naar onszelf, met de emails van de deelnemers in de BCC.
Voornaam, tussenvoegsel, Achternaam
We hebben je naam nodig om te bepalen wie je bent om een administratie te kunnen voeren. Hierdoor kunnen we je bijvoorbeeld verzekeren.
Telefoonnummer
Dit is een nummer wat we nodig hebben om je veiligheid te kunnen optimaliseren en om pendelen mogelijk te maken.
Adres
In het geval van grote gebeurtenissen in de levens van onze deelnemers proberen we kaartjes, bloemen of kleine cadeautjes te sturen voor steun of ter felicitatie. Daarnaast ondersteund deze data onze zoektocht en keuze voor locaties.
Geboortedatum
We zijn een 18+ lait.
Allergieen en condities
Dit hebben we nodig om je veiligheid te kunnen optimaliseren. Veiligheid is onze hoogste kernwaarde. We hebben informatie nodig om te weten waar we op moeten letten.
Contactperso(o)n(en)
Deze gegevens hebben we nodig om contact op te kunnen nemen, indien er iets mis gaat.
Telefoonnummer(s) van de contactperso(o)n(en)
Om de contactpersoon van een situatie op de hoogte te kunnen stellen, hebben we een telefoonnummer nodig.
Evenement-informatie
Daarnaast slaan we een heleboel verschillende vormen van evenement-informatie op, eventueel via derde partijen (zoals discord). Conform de aanwijzingen bij de wetgeving mogen we als organisatie er vanuit gaan dat derde partijen voldoen aan de europese wetgeving. De spelinformatie wordt op verschillende manieren gebruikt. We kiezen ervoor om niet expliciet uit te leggen welke informatie waarvoor gebruikt wordt, omdat 1) de door de tijd heen zal veranderen en 2) dit de vierde muur doorbreekt. Het bestuur is bereid om mensen door onze datastructuur heen te lopen indien dit verzocht wordt.
Termijn
We slaan de gegevens op tot het moment dat er gevraagd wordt om de data te verwijderen.
Werkwijze bij datalek
De data die we opslaan zullen nooit kwalitatief, of kwantitatief groot genoeg zijn, dat we datalekken moeten melden bij toezichthouder of deelnemers. Het bestuur heeft echter unaniem besloten, dat wij onze deelnemers binnen 48 uur op de hoogte stellen, indien een datalek ontdekt wordt.
English
In this document we explain:
- Main goal in regards to data
- Which data we store.
- Why we need this data
- How long we are going to store this data
- What the procedure is if we find a dataleak.
Main goal in regards to data
Overall we want to store as little data as possible. Furthermore we will never sell or rent information about our participants.
Functional cookies
We only use functional cookies.
We need your email to be able send briefings and to contact you. We will contact you for eventregistrations, photo’s, character creation, and all activities that are necessary to run the events. The board has discretionary leeway to extend this list on a case by case basis. Malings will be sent to ourselves with the entrants in the BCC.
Name, infix, Surname
We need your name to indentify you and be able to run an administration. This enables us for example to get insurance for our participants.
Telephone number
This helps us optimize your safety as well as enable us to shuttle people to and from the event.
Adress
In case of major life events we try to send our participants cards, flowers or small gifts for support or congratulations. Besides this adresses help us pick locations that are most convenient.
Birthdate
We are and 18+ lait.
Allergies and conditions
We need this to optimize the safety of our participants. Safety is our highest corevalue. We need to know what to look out for.
Contactperson(s)
We need this information to be able to contact a contactperson, in case of an emergency.
Telephonenumber of Contactperson(s)
In order to be able to reach your contactperson, we need a telephonenumber.
Event-information
In addition to all this official data, we store a lot of event-information, sometimes through third party’s (like discord). Conform the offical guidelins given with the AVG legislation, we are allowed to assume that our third party’s are also in compliance with the AVG. The event-information is used in many different ways. The board chooses not to detail how we use this information for 2 reasons: 1) The way we use this event-information will change over time. 2) It will destroy a bit of the mystique of the event. The board is surely willing to walk participants through the datastrucure if explicitly asked.
Length of data storage
We will store the data untill the moment we are asked to remove it.
Procedure in case of a dataleak
The data that we store will never be qualitatively or quatatively important enough to have a legal obligation to give notice to either the participants or the government. The board however has unanimously decided, that we will give notice to our participants within 48 hours after a leak has been discovered.